Paso 1: Colócate en una posición desde la que delegar
Delegar es asignar responsabilidad a otra persona para llevar a cabo una tarea específica. La tarea puede ser grande (como poner al día el departamento de formación) o pequeña (como llevar una carta a Correos).
No importa si la tarea es grande o pequeña lo que importa es que haya una persona en la que puedas delegar esa tarea.
No es necesario que tengas muchísima gente a tu alrededor que te sirvan como súbditos. Más bien, necesitas ponerte en una posición dentro de la organización en la que tengas gente válida en la que delegar responsabilidades. Esta gente puede comunicarse contigo directamente o puede haber un grupo de gente en la que confíes para ello.
En cualquier caso, necesitas estar en una posición para delegar tareas en otros si quieres conseguir más de lo que podrías conseguir por ti mismo diariamente en tus horas disponibles.
Paso 2: Prepárate mentalmente
El segundo paso es asegurarte de que has aceptado mentalmente el hecho de que necesitas delegar en otros. Puede que estés indeciso sobre delegar en otros por numerosas razones. Puedes caer en la trampa de pensar que será más rápido hacer algo por tu cuenta en lugar de tener que explicárselo a otros. O puede que sientas que la otra persona ya tiene suficiente que hacer y no quieras añadirle más cosas. Tienes que moverte más allá de este tipo de pensamientos para ser efectivo delegando tareas.
Nuca serás capaz de crecer como director de proyectos si sientes que otras personas no pueden hacer algo tan rápido o tan bien como tú. Seguramente, las primeras veces será un poco difícil pero te sorprenderás en lo fácil que se convierte después. También te sorprenderá gratamente cuando encuentres que otras personas pueden hacer algo incluso mejor que tú.
Paso 3: Crea una lista de tareas
El siguiente paso es poner en orden tu lista de cosas por hacer. Tómate tu tiempo para hacer esto correctamente. Una de las mejores formas de hacerlo es dejar libre tu escritorio y sacar tu bolígrafo preferido y una libreta. Empieza a pensar las cosas que necesitas hacer.
No es necesario que estén en ningún orden en particular. Incluye esas tareas que estén relacionadas con proyectos (como poner al día un informe de estado) o cualquier otra cosa (como completar un formulario de inscripción en un seguro).
Deja que todo salga en el papel. Puedes incluir obligaciones y compromisos personales, profesionales o de otro tipo. Empezarás a sentirte mejor cuando te des cuenta de cuántas cosas te vas a liberar.
Paso 4: Haz una selección de tu lista
Vas a tener una lista de un tamaño considerable. Estarás alucinado de cuanto trabajo pendiente tienes en tu lista. Algunas de estas cosas son extremadamente importantes y otras parecerán ser solo una pérdida de tiempo. Necesitas una lista revisada y manejable para poder delegar en otros. Dale una vuelta a la lista y elimina todos los elementos que puedas.
Acorta tu lista eliminando las cosas que únicamente tú puedes hacer. Puede que haya elementos en tu lista de hacer meses que has estado llevando en la cabeza todo este tiempo. Deshazte de ellos. Puede que haya elementos que una vez pensaste que eran importantes pero ahora te parece que no tienen importancia. Bórralos también de tu lista.
Paso 5: Empieza a delegar.
Coge tu lista con las tareas importantes y reúnete con tu equipo. Hazles saber el proceso que has llevado a cabo y el hecho de que necesitas su ayuda.
Necesitas concentrarte en las tareas que están dentro de tu área de especializadad – donde puedes dar lo mejor de ti por el bien del equipo. Puedes entonces dividir lo que queda en tu lista y repartirlo entre el los miembros de tu equipo. Apreciarán tu petición de ayuda y así esas tareas realmente importantes serán llevadas a cabo con rapidez.